Datenschutzerklärung
Schutz Ihrer persönlichen Daten — Stand: Mai 2026
Einleitung
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG, TKG 2003). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und Dienste.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Erhebung und Verarbeitung von Daten
Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
- ✓Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Unternehmensdaten)
- ✓Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, besuchte Seiten, verwendete Funktionen)
- ✓Zahlungsdaten (bei kostenpflichtigen Diensten)
- ✓Kommunikationsdaten (Anfragen, Support-Tickets)
- ✓Technische Daten (IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem)
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Verarbeitungszwecke im Detail
Gemäß Art. 13 DSGVO informieren wir Sie hier transparent über die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten – jeweils mit Zweck, Rechtsgrundlage, verarbeiteten Daten und Speicherdauer:
| Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage | Verarbeitete Daten | Speicherdauer |
|---|---|---|---|---|
| Konto-Registrierung & -Verwaltung | Bereitstellung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) | Vor-/Nachname, E-Mail, Passwort (verschlüsselt gespeichert) | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Anmeldung mit ID Austria | Sichere Authentifizierung und eindeutige Zuordnung der Anmeldung zu Ihrem bestehenden Konto | Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) und lit. b DSGVO | Vorname, Familienname (Anzeige), wbPK (Zuordnung); das stets mitgelieferte Geburtsdatum wird nicht gespeichert | Bis zur Trennung der Verknüpfung bzw. Löschung des Kontos |
| Nutzung der Plattform & Module | Erfüllung des Software-as-a-Service-Vertrags (CRM, Rechnung, Buchhaltung, Shop u. a.) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Geschäfts- und Nutzungsdaten | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Abrechnung & Zahlung | Zahlungsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO | Zahlungsdaten, Rechnungsadresse | 7 Jahre (§ 132 BAO) |
| Kommunikation & Support | Beantwortung von Anfragen, technischer Support | Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO | Kontakt- und Nachrichtendaten | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Sicherheit & Protokollierung | Schutz vor unbefugtem Zugriff, Missbrauchs- und Betrugserkennung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | IP-Adresse, Zugriffs-Logs | Max. 90 Tage |
| E-Mail-Tracking (Marketing) | Erfolgsmessung von Marketing-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) | Öffnungs-/Klickdaten, IP-Adresse (anonymisiert) | Max. 12 Monate |
| KI-Funktionen | Bereitstellung von KI-Modulen/Chatbot inkl. Transparenzkennzeichnung | Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO; Art. 50 VO (EU) 2024/1689 | Texteingaben zur KI-Verarbeitung | Keine dauerhafte Speicherung beim KI-Anbieter |
| Messenger-Integration (optional) | Kommunikation auf Initiative und im Auftrag des Kunden | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Auftragsverarbeitung | Nachrichteninhalte | Dauer der Vertragsbeziehung |
Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.
| Cookie-Typ | Zweck |
|---|---|
| Essentielle Cookies | Für die Grundfunktionen der Website erforderlich |
| Funktionale Cookies | Speichern Ihre Präferenzen |
| Analyse-Cookies | Helfen uns, die Website zu verbessern |
Dienste Dritter
Wir nutzen folgende Dienste von Drittanbietern:
Hetzner Cloud
Hosting unserer Server in Deutschland
Stripe
Sichere Zahlungsabwicklung
Anthropic (Claude AI)
KI-Funktionen für Modulentwicklung und Assistenz; Verarbeitung in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC)
Nebius AI Studio
KI-Inferenz (Sprachmodelle); Verarbeitung in Rechenzentren innerhalb der EU – kein Drittlandtransfer
Anmeldung mit ID Austria (E-ID)
Sofern Sie Ihr xoffi-Benutzerkonto mit Ihrer ID Austria (der staatlichen elektronischen Identität Österreichs) verknüpfen, verarbeiten wir die vom ID-Austria-System (Bundesministerium für Inneres) nach erfolgreicher Anmeldung übermittelten Daten: Vorname, Familienname sowie ein wirtschaftsbereichsspezifisches Personenkennzeichen (wbPK). Das von ID Austria stets mitgelieferte Geburtsdatum wird von uns nicht gespeichert. Das wbPK ist eine für unser Unternehmen spezifische, nicht auf Ihre Stammzahl rückrechenbare Einwegableitung und dient ausschließlich der eindeutigen Zuordnung Ihrer Anmeldung zu Ihrem bestehenden Konto; Vor- und Familienname dienen der Anzeige im Konto. Die Anmeldung mit ID Austria ist optional und erfolgt nur auf Ihre aktive Veranlassung (Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sowie Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Neuregistrierung allein über ID Austria erfolgt nicht. Sie können die Verknüpfung jederzeit in den Kontoeinstellungen aufheben. Betreiber des ID-Austria-Systems ist das Bundesministerium für Inneres (https://www.id-austria.gv.at).
Einsatz von KI-Systemen (Art. 50 EU-KI-Verordnung)
Teile der Plattform nutzen Systeme der Künstlichen Intelligenz. Wenn Sie unmittelbar mit einem KI-System (z. B. Chatbot/Assistent) interagieren, werden Sie darüber informiert. Durch KI erzeugte oder veränderte Inhalte werden — soweit gesetzlich gefordert — als solche gekennzeichnet. Rechtsgrundlage und Transparenz richten sich nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO).
Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- •Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- •Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- •Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- •Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- •Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- •Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Kontakt für Datenschutzanfragen
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
datenschutz@xoffi.com